A principios de 2021, Finalcad One se presentó con una importante novedad: los grupos. Me gustaría explicar por qué y cómo los hemos introducido.
La mejor manera de conocer vuestras necesidades es hablar de ellas con vosotros. Eso hicimos con decenas de usuarios que nos hablaron de sus prácticas, de sus experiencias en la gestión diaria de sus proyectos y de los cambios en sus prácticas a lo largo de los últimos años.
En estos diálogos con muchos de ustedes, hemos procurado ser representativos: hemos equilibrado los usuarios actuales o potenciales, los diferentes oficios de la construcción y el mantenimiento, los diferentes actores y misiones. Gracias a ellos, los Grupos han llegado a Finalcad One. Os lo agradecemos enormemente.
Cuando trabajamos juntos, los intercambios de correos electrónicos y los diferentes programas de gestión de proyectos no son suficientes: básicamente tenemos que hacer ajustes durante nuestra colaboración, y esto se hace hablando.
En el día a día, todos preferimos hablar con los demás "en directo", cara a cara. En estos tiempos de Covid, pero no exclusivamente, esto no siempre es posible. En este caso, tratamos de mantenernos lo más cerca posible de estos diálogos, empezando por el teléfono, luego los correos electrónicos e incluso los SMS.
"La comunicación es el pilar del trabajo en equipo y la productividad. Con las herramientas adecuadas, podemos agilizar los intercambios y limitar las reuniones".
Por desgracia, todo el mundo está muy ocupado y no siempre es posible hablar con los demás cuando queremos. Aquí es donde entra en juego la comunicación escrita. Hasta hace poco, el correo electrónico era la principal herramienta para ello. Admitámoslo, el correo electrónico sigue siendo el medio de comunicación preferido. Pero todos conocemos sus defectos: demasiada gente en copia, dificultad para entablar una conversación en el camino, y ¿cómo hacer un seguimiento de los correos electrónicos cuando se reciben 200 al día?
Con la llegada de la mensajería del tipo Microsoft Teams o Slack, vemos la aparición de nuevas prácticas, que distinguen este tipo de plataformas por dos usos diferentes:
Sin embargo, el uso de estos sistemas de mensajería debe ser generalizado, y no siempre es el caso.
Existe otro tipo de sistema empleado por todos: los mensajes de tipo SMS. Ya sea WhatsApp, Signal o los mensajes de Apple o Android: ya solo estos servicios cuentan con más de 2 mil millones de usuarios.
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WhatsApp es el principal servicio de mensajería del mundo ● 2 000 millones de usuarios activos cada mes ● 180 países ● La plataforma número 1 del mundo |
Cuando no podemos hablar cara a cara y necesitamos un intercambio sencillo, breve y rápido, todos hacemos lo mismo: enviamos un mensaje. Ya sea en Teams, Slack o WhatsApp, la mecánica es la misma.
Y lo hacemos por varios motivos:
"Los mensajes siguen siendo el medio de comunicación más popular, después hablar en persona".
Sin embargo, rápidamente se alcanzan los límites de estos mensajes.
Para responder a esta práctica de colaboración a través de la mensajería, los editores de software han intentado integrar la mensajería en sus ofertas. Aunque esta idea podía parecer una solución evidente, incluso ideal, resultó ser un fracaso.
Existen varias razones, que podemos mencionar brevemente:
Si se compara un proceso típico entre el software de gestión de proyectos de construcción profesional y la mensajería, los pasos se duplican:
Programa de gestión de la construcción:
Mensajería:
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¿Por qué se equivocaron los editores? ¿Por qué no funciona? Porque el correo electrónico es una necesidad "primaria", y debe ser tratado como tal. En cambio, a menudo queda relegada al final de la cadena, lo que la hace inaccesible para los usuarios. |
"No quiero perder el tiempo: si la aplicación me parece incómoda, me quedo con WhatsApp. Es más fácil, ¿no?"
Tuvimos que volver a lo básico, y ordenar lo que es esencial para nuestra vida diaria, y lo que no lo es. Se puede comparar WhatsApp por un lado, un software profesional por otro, o incluso una solución ideal.
Así pues, hemos elaborado una sencilla comparación basada en nuestras conversaciones con los usuarios. Elaboramos una plantilla de análisis con 10 criterios clave.
La necesidad |
Mensajería |
Programas informáticos profesionales |
La solución ideal |
Utilizar la aplicación fácilmente |
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Se pueden añadir contenidos multimedia (fotos, vídeo, sonido) |
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Se pueden añadir documentos |
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Seguimiento de los elementos compartidos |
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Gestión de los derechos de acceso |
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Proporcionar todos los mensajes a un recién llegado |
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Posibilidad de ocultar el número de teléfono |
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Tener los mensajes en el móvil y en la web |
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Tener los mensajes en la aplicación pro |
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Tener notificaciones en tiempo real |
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La mensajería es ante todo una solución de colaboración. Por lo tanto, debe implicar al máximo número de personas posible, dentro del equipo del proyecto. En una obra de construcción de viviendas, por ejemplo, reuniremos a las empresas especializadas, al contratista general si es necesario, al director del proyecto y al propietario del mismo, incluso a la Oficina Técnica de Diseño, y potencialmente a los compradores.
Dicho de otro modo, debe permitir que el equipo del proyecto trabaje conjuntamente, y no solo un grupo de personas.
Para afrontar este reto, el sistema de mensajería debe ser fácil de configurar y utilizar:
Y más que un sistema de mensajería, será la puerta a un sistema completo de gestión de proyectos:
Los casos de uso, al igual que los beneficios relacionados, son muy variados. He aquí algunos ejemplos recogidos de nuestros usuarios.
Soy ingeniero de obras en un contratista general:
Soy una empresa especializada, ya sea por mi cuenta o como subcontratista:
Soy un cliente:
Soy director de negocios:
Llevo proyectos con personas que se encuentran a cientos de kilómetros:
Adopción
Si una app no se utiliza, y esto suele ser el principal escollo en los proyectos de transformación digital. Como hemos visto, los mensajes sencillos y completos conducen a una mayor adopción.
Seguridad de los datos
El control de los datos es muy superior a un servicio de mensajería tipo WhatsApp: los derechos de acceso están controlados, el historial está disponible y los datos no están en Google o Facebook.
Respeto a la privacidad
Se respeta la privacidad, ya que los usuarios no están obligados a facilitar su número de teléfono móvil
El círculo virtuoso de las mejoras
La mejora de la comunicación tiene un fuerte impacto en la colaboración que, según hemos visto, es clave para la productividad. Se reducen los errores y las correcciones, y se eliminan las reuniones innecesarias o se hacen más eficaces las esenciales: en pocas palabras, se reducen los problemas de coordinación.
Y, finalmente, la calidad y las condiciones de trabajo de los empleados mejoran.
Ahora la pelota está en vuestro tejado.
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David Vauthrin Cofundador y Jefe de Diseño |
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