Début 2021, Finalcad One est arrivé avec une nouveauté majeure : les groupes. J'aimerais vous expliquer pourquoi et comment nous les avons mis en place.
La meilleure façon de connaître vos besoins, c'est d'en discuter avec vous. Nous l'avons fait avec des dizaines d'utilisateurs qui nous ont dit leurs pratiques, leurs expériences dans la gestion de leurs projets, au quotidien, et les évolutions de leurs pratiques au cours des années précédentes.
Dans ces échanges avec nombre d'entre vous, nous avons pris soin d'être représentatifs : nous avons équilibré les utilisateurs actuels ou potentiels, les différents métiers de la construction et de la maintenance, les différents acteurs, et missions. C'est grâce à eux que les Groupes sont arrivés dans Finalcad One, nous les remercions vivement.
Lorsqu'on travaille ensemble, les échanges de mails et différents logiciels de gestion de projet ne sont pas suffisants : nous avons fondamentalement besoin d'ajustements lors de notre collaboration, en parlant.
Au quotidien, nous préférons tous nous parler "en direct", face à face. En ces temps de Covid, mais pas uniquement, ça n'est pas toujours possible. Dans ce cas nous essayons de rester au plus près de ces échanges, en commençant par le téléphone, puis les mails voire les SMS.
“La communication est le pilier du travail d'équipe et de la productivité. Avec les bons outils, on peut fluidifier les échanges et limiter les réunions.”
Hélas tout le monde est très occupé, et il n'est pas toujours possible de se parler quand on le voudrait. C'est là que la communication écrite entre en jeu. Jusque récemment le mail était l'outil principal pour cela. Avouons-le, le mail reste un moyen privilégié de communication. Mais nous connaissons tous ses travers : trop de monde en copie, difficile de rejoindre une conversation en cours de route, et comment suivre ses mails quand on en reçoit 200 par jour ?
Avec l'arrivée des messageries de type Microsoft Teams ou Slack, on voit l'émergence de nouvelles pratiques, qui distinguent ce type de platformes par deux usages différents :
Encore faut-il que la pratique de ces messageries soit répandue, ce qui n'est pas le cas pour tous.
Un autre type d'écrit est quant à lui pratiqué par tous, c'est les messages de type SMS. Que l'on parle de WhatsApp, de Signal ou des messages Apple ou Android : ces services rassemblent à eux seuls plus de 2 milliards d'utilisateurs.
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WhatsApp est la première messagerie au monde
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Quand on ne peut pas échanger de vive voix, et qu'on a besoin d'un échange simple, bref et rapide, nous le faisons tous : nous envoyons un message. Que ce soit sur Teams, Slack ou WhatsApp, la mécanique est la même.
Et nous le faisons pour de bonnes raisons :
“Les messages restent le moyen de communication le plus populaire, après la parole.”
Cependant on atteint rapidement les limites de ces messages.
Afin de répondre à cette pratique de collaboration via messagerie, les éditeurs de logiciel ont essayé d'intégrer des messageries à leur offre. Si cette idée pouvait sembler une solution évidente, idéale même, ça s'est plutôt révélé être un échec.
Il y a plusieurs raisons, que nous pouvons évoquer rapidement :
Si l'on compare un process classique entre un logiciel pro de gestion de projet de construction et une messagerie, les étapes sont doublées :
Logiciel pro gestion construction :
Messagerie :
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Pourquoi les éditeurs se sont-ils trompés ? Pourquoi est-ce que cela ne fonctionne pas ? Parce que la messagerie est un besoin "primaire", et qu'il devrait être traité en tant que tel. À l'inverse, elle est bien souvent reléguée en bout de chaîne, la rendant inaccessible pour les utilisateurs. |
“J'ai besoin d'aller droit au but : si l'app me paraît peu pratique, je vais rester sur WhatsApp. C'est quand même plus simple, non ?”
Il nous fallait revenir aux fondamentaux, et faire la part des choses entre ce qui est essentiel au quotidien, et ce qui ne l'est pas. On peut comparer WhatsApp d'un côté, un logiciel pro de l'autre, voire une solution idéale.
Nous avons donc mis sur place un comparatif simple, basé sur nos discussions avec nos utilisateurs. Nous sommes arrivés sur une grille d'analyse en 10 critères clés.
Le besoin |
Messagerie |
Logiciel pro |
La solution idéale |
Utiliser l'app facilement |
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On peut ajouter des médias (photos, vidéo, son) |
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On peut ajouter des documents |
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Suivi des éléments partagés |
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Gestion des droits d'accès |
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Fournir l'ensemble des messages à un nouveau venant |
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Possibilité de masquer son numéro de téléphone |
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Avoir les messages sur mobile et web |
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Avoir les messages dans l'app pro |
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Avoir des notifications temps réel |
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La messagerie, c'est avant tout une solution de collaboration. Elle doit en conséquence toucher le maximum de monde possible, parmi l'équipe projet. Sur un chantier de construction de logements par exemple, on réunira les entreprises spécialistes, l'entreprise générale le cas échéant, la maîtrise d'œuvre et la maîtrise d'ouvrage, voire le Bureau d'Études Technique, et potentiellement jusqu'aux acquéreurs.
En un mot, elle doit permettre de réunir l'équipe projet dans cette collaboration, et pas seulement une poignée d'intervenants.
Pour répondre à cet enjeu, la messagerie veillera à sa simplicité de mise en place et d'utilisation :
Et plus qu'une messagerie, elle sera la porte vers une gestion de projet complète :
Les cas d'usages, comme les bénéfices liés, sont très variés. Voici des exemples recueillis auprès de nos utilisateurs.
Je suis ingénieur travaux en entreprise générale :
Je suis une entreprise spécialisée, en propre ou en sous-traitance :
Je suis client :
Je suis chargé d'affaires :
J'ai des projets éloignés de plusieurs centaines de kilomètres :
Adoption
Si une app n'est pas utilisée, et c'est souvent l'écueil numéro 1 dans des projets de transformation digitale. On l'a vu, la messagerie simple et complète mène à plus d'adoption.
Sécurité des données
La maîtrise des données est bien supérieure à une messagerie grand public de type WhatsApp : les droit d'accès sont maîtrisés, l'historique est disponible, et les données ne sont pas chez Google ou Facebook.
Respect de la vie privée
La vie privée est respectée, puisque les utilisateurs n'ont pas besoin de fournir leur numéro de téléphone portable
Le cercle vertueux des améliorations
L'amélioration de la communication a un impact fort sur la collaboration, dont on a vu qu'elle était au cœur de la productivité. On limite les erreurs et les reprises, tout en supprimant les réunions inutiles ou en rendant plus efficaces celles qui sont essentielles : en un mot, on limite les problèmes de coordination.
Et in fine, on améliore la qualité et les conditions de travail des collaborateurs.
Maintenant, la balle est dans votre camp.
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David Vauthrin Co-fondateur et Head of Design chez Finalcad |
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Ps: vous avez des commentaires, des suggestions, ou des retours d'expérience à partager ? N'hésitez pas à m'écrire pour en discuter. |